Neue Aufbewahrungsfristen unter Art. 77 GWVO
Mit der Verordnung (EU) 2024/1624 (GWVO) führt die Europäische Union erstmals einen vollständig harmonisierten und unmittelbar anwendbaren EU-Rechtsrahmen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (GW/TF) ein.
Artikel 77 GWVO ersetzt die bislang divergierenden nationalen Regelungen zur GW/TF-Dokumentation durch einen einheitlichen, verbindlichen Standard, der festlegt,
- welche GW/TF-Unterlagen aufzubewahren sind,
- in welcher Form sie aufzubewahren sind,
- wie lange sie aufbewahrt werden dürfen und
- wann personenbezogene Daten zu löschen sind.
Für Verpflichtete ist Artikel 77 GWVO eine zentrale Vorschrift an der Schnittstelle von GW/TF-Compliance, aufsichtsrechtlicher Prüfbarkeit und Datenschutzrecht.
Von nationalen GW/TF-Aufbewahrungsregeln zur EU-weiten Harmonisierung
Unter den bisherigen Geldwäscherichtlinien wurden Aufbewahrungspflichten durch nationales Recht umgesetzt. Dadurch unterschieden sich Aufbewahrungsfristen, Löschpraktiken und Archivierungskonzepte teils erheblich zwischen den Mitgliedstaaten.
Artikel 77 GWVO beendet diese Fragmentierung.
Er etabliert:
- eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren,
- harmonisierte Fristbeginnregelungen,
- strikt begrenzte Verlängerungsmöglichkeiten sowie
- eine ausdrückliche Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten, sobald der GW/TF-Zweck der Aufbewahrung entfällt.
Die Aufbewahrung von GW/TF-Aufzeichnungen wird damit nicht länger durch nationales Ermessen geprägt, sondern durch unmittelbar geltendes EU-Recht.
Welche Unterlagen sind nach Art. 77 GWVO aufzubewahren?
Artikel 77 Absatz 1 GWVO enthält eine abschließende Aufzählung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Informationen.
Unterlagen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden
Verpflichtete bewahren eine Kopie der Unterlagen und Informationen auf, die sie bei Erfüllung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nach Kapitel III GWVO eingeholt haben, einschließlich
- Identifizierungs- und Verifizierungsdaten,
- Informationen zu wirtschaftlich Berechtigten,
- mithilfe elektronischer Identifikationsmittel erlangter Informationen.
Diese Pflicht gilt für alle Kundengruppen, die unter Kapitel III GWVO fallen.
Aufzeichnungen über Bewertungen
Artikel 77 Absatz 1 Buchstabe b GWVO verpflichtet zur Aufbewahrung
- einer Aufzeichnung der gemäß Artikel 69 Absatz 2 durchgeführten Bewertung,
- einschließlich der berücksichtigten Informationen und Umstände,
- sowie der Ergebnisse dieser Bewertung,
- und einer Kopie der Meldungen verdächtiger Transaktionen, soweit vorhanden.
Dies gilt unabhängig davon, ob diese Bewertung dazu geführt hat, dass der zentralen Meldestelle eine Meldung verdächtiger Transaktionen übermittelt wurde.
Interne GW/TF-Bewertungen, die nicht zu einer Meldung führen, unterliegen damit uneingeschränkt der Aufbewahrungs- und Prüfpflicht.
Transaktionsbelege und -aufzeichnungen
Verpflichtete bewahren
- die zur Ermittlung von Transaktionen erforderlichen Transaktionsbelege und -aufzeichnungen
- im Original oder als Kopie auf,
- wie sie nach dem jeweils anwendbaren nationalen Recht in Gerichtsverfahren verwendet werden können.
Die Aufbewahrungspflicht knüpft damit an die gerichtliche Verwendbarkeit der Unterlagen an.
Unterlagen aus Partnerschaften für den Informationsaustausch
Beteiligen sich Verpflichtete an Partnerschaften für den Informationsaustausch gemäß Kapitel VI GWVO, bewahren sie auf:
- Kopien der im Rahmen dieser Partnerschaften erlangten Unterlagen und Informationen sowie
- Aufzeichnungen über jeden einzelnen Informationsaustausch.
Dies stellt die Nachvollziehbarkeit und aufsichtsrechtliche Transparenz kooperativer GW/TF-Mechanismen sicher.
Verbot der Unkenntlichmachung
Artikel 77 Absatz 1 Satz 2 GWVO enthält eine zwingende Integritätsvorgabe:
Die gemäß diesem Artikel aufbewahrten Unterlagen, Informationen und Aufzeichnungen dürfen nicht unkenntlich gemacht werden.
GW/TF-Aufzeichnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer vollständig und unverändert erhalten bleiben.
Aufbewahrung von Fundstellen statt Kopien: begrenzte Ausnahme
Artikel 77 Absatz 2 GWVO erlaubt abweichend vom Grundsatz der Kopienaufbewahrung, stattdessen nur die Fundstellen dieser Informationen festzuhalten, sofern Art und Methode dieses Festhaltens sicherstellen, dass
- die Verpflichteten den zuständigen Behörden die Informationen umgehend liefern können und
- die Informationen nicht modifiziert oder geändert werden können.
Machen Verpflichtete von dieser Ausnahme Gebrauch, legen sie in ihren nach Artikel 9 GWVO aufgestellten internen Verfahren fest,
- für welche Kategorien von Informationen anstelle einer Kopie oder eines Originals die Fundstelle festgehalten wird und
- nach welchen Verfahren die Informationen in diesem Fall abgerufen werden.
Das Fundstellenmodell ist damit ausnahmeweise zulässig, klar zu regeln und jederzeit prüfbar.
5-jährige Aufbewahrungsfrist und Löschungspflicht
Die in Artikel 77 Absätze 1 und 2 GWVO genannten Informationen werden 5 Jahre lang aufbewahrt, und zwar ab
- dem Tag der Beendigung der Geschäftsbeziehung oder
- dem Tag der Ausführung der gelegentlichen Transaktion bzw.
- dem Tag der Verweigerung der Aufnahme einer Geschäftsbeziehung oder
- der Verweigerung der Ausführung einer gelegentlichen Transaktion.
Unbeschadet längerer Aufbewahrungsfristen nach anderen Unionsrechtsakten oder nationalen Vorschriften im Einklang mit der DSGVO löschen die Verpflichteten personenbezogene Daten nach Ablauf der fünfjährigen Aufbewahrungsfrist.
Eine unbefristete Aufbewahrung von GW/TF-Daten ist unter der GWVO nicht vorgesehen.
Verlängerung der Aufbewahrung im Einzelfall
Die zuständigen Behörden können von Fall zu Fall eine weitere Aufbewahrung verlangen, sofern diese für die Verhinderung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung erforderlich ist.
Die Frist für diese weitere Aufbewahrung darf einen Zeitraum von 5 Jahren nicht überschreiten.
Pauschale oder generelle Verlängerungen sind mit Artikel 77 GWVO nicht vereinbar.
Sonderregelung für anhängige Gerichtsverfahren zum 10. Juli 2027
Ist am 10. Juli 2027 in einem Mitgliedstaat ein Gerichtsverfahren anhängig, das die Verhinderung, Aufdeckung, Ermittlung oder Verfolgung mutmaßlicher Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung betrifft, und besitzt ein Verpflichteter hierzu relevante Informationen oder Unterlagen, darf er diese ab dem 10. Juli 2027 5 Jahre lang aufbewahren.
Die Mitgliedstaaten können unbeschadet der nationalen Beweisregelungen im Strafrecht eine weitere Aufbewahrung von bis zu 5 Jahren gestatten oder vorschreiben, sofern Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit dieser weiteren Aufbewahrung festgestellt wurden.
Warum ist Art. 77 GWVO in der Praxis relevant?
Artikel 77 GWVO macht die Aufbewahrung von GW/TF-Aufzeichnungen zu einer zeitlich begrenzten, zweckgebundenen und aufsichtlich überprüfbaren Pflicht.
Verpflichtete müssen jederzeit nachvollziehbar darlegen können,
- warum GW/TF-Daten aufbewahrt werden,
- wann die Aufbewahrungsfrist beginnt und endet,
- wann eine Löschung erfolgt und
- auf welcher Rechtsgrundlage eine Verlängerung beruht.
Die Dokumentation unter der GWVO ist damit kein passives Archivieren mehr, sondern eine aktive Steuerung des Datenlebenszyklus.
Kernaussage
Artikel 77 GWVO schafft einen klaren, harmonisierten EU-Rahmen für die Aufbewahrung von GW/TF-Aufzeichnungen.
Für Verpflichtete bedeutet Compliance:
- genau die Unterlagen aufzubewahren, die die GWVO verlangt,
- nur so lange, wie es zulässig ist, und
- personenbezogene Daten zu löschen, sobald der GW/TF-Zweck entfällt.
Damit wird die GW/TF-Aufbewahrung rechtssicher, prüfungsfest und EU-weit durchsetzbar.